Jak chytře snížit provozní náklady baru

Vlastnit bar, kavárnu nebo gastropodnik je pro mnohé vysněná práce, ale realita přináší denně spoustu výzev. Často jde o boj s nízkými maržemi, drahými surovinami a zvyšujícími se fixními náklady. Jak tedy srazit provozní výdaje, a přitom hostům nabídnout top zážitek, díky kterému se budou rádi vracet? Přináším konkrétní a ověřené tipy, které se mi osvědčily při řízení vlastního baru i ve spolupráci s kolegy z branže.

Bojujte s odpadem, ne s hostem

Odpad je jeden z největších žroutů zisku. Kolik citrusů nebo dekorací vyhazujete každý měsíc? Kolik alkoholu „proteče“ do kanálu kvůli nepřesnému odměřování? Na to se společně podíváme v tomto článku!

Praktické tipy jak ušetřit na provozu:

Dávkovače na alkohol – investice pár set korun, návratnost v řádu týdnů. U našich klientů běžně úspora až 15 % nákladů na alkoholu měsíčně.
Brčka, ubrousky, dekorace - přejděte na opakovaně použitelné varianty. Například kovová brčka vydrží stovky použití.
Ovoce a příprava dekorací - vždy řešte jen podle reálné poptávky zákazníků a počasí.

Náš tip: Když je teplo, hosté pijí více drinků s citrusy – optimalizujte přípravu drinků podle aktuálního provozu a počasí.

Barman při práci

Nastavte jasná pravidla pro personál

Nastavit si interní pravidla není projev nedůvěry – jde o prevenci zbytečných ztrát a nervů na obou stranách.

Co je dobré si pro personál připravit?

1. Vytvořit stručný manuál pro personál (stačí 1–2 stránky)
Jasně popsat: postupy pro míchání drinků, nakládání s odpady, evidence inventáře, zodpovědnost za klíče a cenné vybavení.

2. Pravidelně provádět školení pro personál
Zařadit do školení i motivační prvky - odměna za úspory, menší spotřebu nebo bezchybnou inventuru.

3. Investujte do profi vybavení a vzdělání lidí
Levné vybavení = vyšší náklady na servis, nižší efektivita. Moderní stroje, kvalitní šejkry nebo šetřiče vody i elektřiny se vyplatí už v prvním roce.

Reálná úspora:
Podle ankety mezi baristy (rok 2024) vede dobrý provozní manuál k poklesu ztrát v průměru o 10–20 % což není zrovna málo.

Tipy a čísla z praxe:

Odšťavňovač - moderní přístroj zvládne vytěžit až o 30 % víc šťávy z ovoce.
LED žárovky - snížení spotřeby až o 80 % oproti klasice.
Myčky s úsporným režimem - nižší spotřeba vody a rychlejší provoz.

Náš tip: Nezapomeňte také na pravidelné workshopy, exkurze, či stáže. Investice do lidí se vrací na vyšší efektivitě a loajalitě zaměstnanců dlouhodobě.

Optimalizujte provoz do poslední kapky

FIFO systém: „First in, first out“ – zabraňuje prošlým surovinám a zbytečným ztrátám.
Sdílení surovin: vytvářejte drinky z maximálně využitelných ingrediencí (limetky, sirupy, džusy…).
Objednávky: neobjednávejte na sklad, využívejte velkoobchodní balení pouze u rychloobrátkových položek.
Energetická opatření: přechod na LED, chytré zásuvky, vypínání zařízení přes noc.

Jak to fungovalo v praxi?

Po zavedení těchto pravidel FIFO ročně ušetříte třeba i přes 40 000 Kč na surovinách.

Zmenšete a zjednodušte menu
Menší menu znamená méně odpadu, rychlejší obsluhu, lepší přehled. Analyzujte, co se prodává, a to, co „netáhne“, zvažte vyřadit.

Doporučení pro nákup softwaru pro bar:

Sledujte prodejnost v barovém softwaru – investice pár set měsíčně, ale uvidíte jasně, co hosty zajímá a co se nejvíce prodává.
Menu pravidelně obměňujte podle sezóny

Jděte s dobou – digitální marketing zdarma
Buďte vidět – nejen na Facebooku, ale i na Instagramu, Google Moje Firma, Mapy.cz a v recenzích. Správný marketing dokáže posunout váš bar na top level!

Náš tip: Sdílejte nejen hotové drinky, ale i „backstage“, tipy pro domácí barmany i fotky týmu při práci.

Zapojte vaše hosty:

Soutěže o drink týdne
Akce „přiveď kamaráda“
Věrnostní programy – na kartičku, aplikaci i e-mailem

Rozpočet a inventura jsou základ

Každý měsíc projděte příjmy i výdaje.
Pravidelná inventura = žádná zbytečná překvapení.
Využijte aplikace pro inventury – některé jsou zdarma, jiné v řádu stokorun, ale šetří tisíce.

Energetické úspory v (číslech)

Přechod na LED žárovky v baru s 10 stolky = úspora elektřiny až 7 000 Kč/rok.
Myčka s úsporným programem = až 30 % úspora vody, což je cca 6 000 Kč/rok.
Dávkovače na alkohol – snižují „mizení“ alkoholu v průměru o 1–2 lahve týdně.

Digitalizace a automatizace barového provozu

Barový software - pomáhá s evidencí zásob, prodejů a plánováním objednávek. Jednoduše zjistíte, co se prodává, kde jsou ztráty, co je potřeba doobjednat.
Aplikace na inventury - snadná kontrola stavu zásob, výstupy do PDF i Excelu, sdílení s týmem.

Komunita a (benchmarking) jsou také důležité

Zapojte se do třeba do online diskuzních fór nebo Facebookových skupin barmanů. Lidé tam sdílejí funkční nápady i zkušenosti s vybavením nebo dodavateli.

Náš tip: Srovnávejte třeba i své náklady s ostatními podniky v okolí (diskrétně!) a inspirujte se, kde kdo šetří.